Qtrado | forlinQ App

Prozessoptimierung im Einzelhandel

Die Digitalisierung von Druckerschwärze

Kunde seit

2018
Standort

Leverkusen
Branche

Pressegrosso
Service

Mobile App / Web-App | Design, UX & UI | E-Commerce

Die agil entwickelte Kunden-App forlinQ erzielt deutliche Effizienzsteigerung im Pressegrosso.

Zur Kostensenkung und Effizienzsteigerung im Pressegrosso wurden optimierte Prozesse etabliert auf Basis der dafür entwickelten App forlinQ. Nach einem klassisch gesteuerten Pilotprojekt wurde auf agiles Projektmanagement umgestellt, um bei der Weiterentwicklung der mobilen App Kundenwünsche besser befriedigen zu können. Das Resultat ist eine erfolgreiche Software, die von den Kunden gerne genutzt wird.

Innovative Prozesse für eine klassische Branche

Wie kommen Zeitungen und Zeitschriften zum Kiosk, in den Bahnhof oder aufs Supermarkt-Regal? Frühaufsteher kennen die eingeschweißten Stapel von Zeitschriften, die an die Händler geliefert werden; sie enthalten individuell abgezählt die neuesten Ausgaben ebenso wie Nachbestellungen beliebter Hefte; nicht verkaufte alte Exemplare werden im gleichen Zug an den Verlag zurückgeliefert.

Abgewickelt wird dieser allnächtliche Service von lokalen Pressegrossisten. Zur Steuerung der komplexen Prozesse dahinter bedarf es intensiver Kommunikation – früher per Telefon, später per Fax, dann auch per E-Mail. Um diesen Prozess effizienter zu gestalten, haben Pressegrosso-Unternehmen eine neue Ära eingeläutet mit der Einführung digitaler Werkzeuge. Dazu wurde von Krankikom die mobile App forlinQ entwickelt, die von den Einzelhändlern begeistert angenommen wird.

Eine zentrale mobile App für die effiziente Kommunikation

Bereits 2018 begann die Entwicklung der mobilen App zur Digitalisierung der Schnittstelle zwischen dem Leverkusener Grossisten Qtrado und den ihm angeschlossenen Händlern. Angesichts sinkender Auflagen von Printprodukten war das Hauptziel dabei die Senkung der Distributionskosten pro Stück, aber auch die Verbesserung der Prozesse in Bezug auf Verlässlichkeit und Fehlerreduzierung durch ihre Digitalisierung standen auf der Agenda. In enger Kooperation zwischen Qtrado als Auftraggeber und Krankikom als Berater und später Realisierer wurde hierzu ein innovatives Konzept entwickelt.

Die erste, gut einjährige Phase des Projektes endete mit dem GoLive eines Minimum Viable Product (MVP) von forlinQ, das jedoch von Anfang an als Grundlage für weitere Entwicklungsschritte ausgelegt war. Dieses MVP umfasste die Retourenabwicklung einschließlich der Schnittstellen zur vorhandenen ERP-Software beim Auftraggeber und die Anpassung der Prozesse dort. Nach dem Launch des MVP wurde das Projekt systematisch weiterentwickelt. Neben der ursprünglichen Funktion der App wurden im Laufe der Zeit diverse weitere Prozesse digitalisiert. Auch der Kreis der Kunden weitete sich aus. Mittlerweile nutzen verschiedene Grossisten mit zusammen über 25.000 Verkaufsstellen das System.

Agiles Vorgehen als Erfolgsfaktor

Während die erste Projektphase auf Basis eines Pflichtenheftes konventionell gesteuert wurde, erfolgte die Weiterentwicklung auf Basis agiler Methoden im Projektmanagement. Dies war ein maßgeblicher Schlüssel für den Erfolg von forlinQ, denn es erzeugte bei allen Beteiligten eine hohe Zufriedenheit mit dem Ergebnis - und das in einer Zielgruppe, deren Mitglieder in der Regel keine ‚Digital Natives‘ sind. Ihnen bietet die App zunächst mehr Transparenz, der Händler kann verfolgen, ob sein Auftrag richtig erfasst ist und abgearbeitet wird - ein wichtiger Faktor, nicht zuletzt emotional.

Als objektives wirtschaftliches Erfolgskriterium war ein deutlicher Rückgang der Anrufe im Callcenter der Großhändler zu verzeichnen. Das spart nicht nur Aufwand, sondern verbessert auch die Abläufe beim Händler, denn während die Mitarbeiter telefonieren oder in einer Warteschlange stecken, stehen sie ihren Kunden nicht zur Verfügung.

Grundlage für diesen Erfolg war eine hohe Beteiligung der Nutzer. Die Grossisten sind über einen Beirat eingebunden, der die Möglichkeit hat, eigene Anforderungen zu stellen. Die Händler haben mittels einer in die App eingebauten Kontaktmöglichkeit inzwischen über 1.000 Verbesserungsvorschläge eingereicht, von denen viele bereits umgesetzt wurden.

Das Backlog umfasst dauerhaft etwa 100 Änderungswünsche, die regelmäßig gemeinsam mit dem Auftraggeber besprochen, priorisiert und dann in der Reihenfolge der Wichtigkeit umgesetzt werden.

Stetig kommen neue Wünsche und Ideen hinzu, durch die das Produkt ständig erweitert, verbessert und nutzerfreundlicher wird - inzwischen hat es den vierfachen Umfang des ursprünglichen MVP erreicht.

Mit weiteren Grossisten sind dabei auch zusätzliche Backend-Systeme hinzugekommen. Schon zu Beginn des Projekts wurde die Schnittstelle des ERP-Systems durch den Auftraggeber als eigenständige Datenbank definiert - zum einen, um seine Backend-Systeme nicht zu überlasten, zum anderen, um seinen wenigen und zum Teil mit diesen Technologien nicht sehr erfahrenen Entwicklern die Implementierung von APIs zu ersparen. Auf diese Weise ist eine universelle Schnittstelle entstanden, die den Anpassungsaufwand an andere ERP-Systeme minimiert.

Derzeit umfasst die forlinQ-App folgende Funktionen:

Echtzeit-informationen

Echtzeitinformationen zu allen Lieferprozessen
Informationen zu Publikationen

Informationen zu den Publikationen wie Titelseiten, Preise oder verfügbare Werbemittel
Vergangene Vorgänge

Aufruf der vergangenen Vorgänge wie Bezüge, Verkäufe und Rücklieferungen
Barcode-Scanner

Aufruf aller Artikel über einen Scanner und den auf der Publikation aufgedruckten Barcode
Verfügbarkeitsprüfung

Nachbestellungen im Fall außergewöhnlicher Verkaufsmengen; dabei ist die Information sofort abrufbar, ob der Artikel beim Großhändler verfügbar ist, sodass der Händler dem Kunden eine verlässliche Zusage geben kann.
Bestandspflege

Unterstützung bei der Pflege der Zeitschriftenregale: Das Verkaufspersonal kann die Zeitschrift scannen und erhält gleich die Rückmeldung, ob das Produkt noch aktuell ist oder zurückgesendet werden soll.
Reklamation und Nachbestellung

In der Verkaufsstelle können sofort abweichende Liefermengen erkannt und reklamiert sowie ohne Verzug nachbestellt werden.
Kampagnen und Werbemittel

Informationen über Kampagnen und die Bestellung von Werbemitteln

App-Entwicklung ermöglicht wirtschaftliche Optimierung

Die Erfolgsgeschichte von forlinQ wurde erst möglich durch eine schnelle Amortisation des Projektes – mithilfe der agil entwickelten App wurden Einsparungen erreicht, die den Entwicklungsaufwand in jedem einzelnen Jahr überstiegen.

Maßgeblich war dafür die enge Zusammenarbeit mit unserem Auftraggeber, dessen Projektverantwortliche über eine hohe Kompetenz und ein gutes Verständnis sowohl von Entwicklungsprojekten als auch von den Prozessen im eigenen Haus verfügen. Wichtig war auch die enge Zusammenarbeit auf der Arbeitsebene, wo neue Ideen validiert und so weit verändert wurden, dass sie umsetzbar wurden.

Schließlich war es auch der Fokus auf die Bedürfnisse der Nutzer, der Händler, der zu der hohen Akzeptanz in den Verkaufsstellen geführt hat. Dadurch bekamen die Händler etwa die Möglichkeit, die Funktionen ihren Wünschen entsprechend zu priorisieren; so wird zum Beispiel bei Händlern ohne Fachpersonal die Unterstützung der Rücklieferung wichtiger sein als im Fachhandel.

Der entscheidende Erfolgsfaktor dafür war die Agilität des Projekts. Niemand hätte zu Beginn ein Pflichtenheft schreiben können, was auch nur ansatzweise die heutige Lösung abgebildet hätte. Viele der ursprünglichen Ideen wurden verworfen, weil sie sich als nicht durchführbar erwiesen, weil sie von besseren Ideen verdrängt wurden oder weil andere Themen wichtiger wurden. Voraussetzung für dieses Vorgehen waren die Bereitschaft des Auftraggebers, sich auf eine solche Arbeitsweise einzulassen, gepaart mit hoher eigener Kompetenz, und das im Pilot-Projekt gewachsene gegenseitige Vertrauen zwischen Auftraggeber und Dienstleister.

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